Novas regras para a Factura Electrónica a partir de 1/7/2022

Não é novidade!

Estamos a menos de 3 meses de 1/7/2022, data em que a obrigatoriedade de assinar com um certificado qualificado as facturas electrónicas será uma realidade.

Enquadramento e contextualização da nova data de entrada em vigor da obrigatoriedade de utilização duma assinatura qualificada

Inicialmente definido no Decreto-Lei n. 28/2019 que a obrigatoriedade de utilização de um certificado qualificado na assinatura das facturas electrónicas se aplicava a partir de 1 Janeiro de 2021, admitindo-se até 31 Dezembro de 2020 a utilização da assinatura electrónica avançada, a verdade é que esta obrigatoriedade foi já por diversas vezes adiada por Despachos do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais e sempre justificado no quadro do conjunto de medidas tomadas pelo Governo para mitigar os efeitos da pandemia do Covid-19 que vivemos desde inícios de 2020.

Com a publicação do Despacho n.º 129/2020-XXII em 27/3/2020, o SEAF adia esta obrigatoriedade para 1/7/2020 ao autorizar mesmo que nos meses de Abril, Maio e Junho de 2020 se aceitassem facturas em PDF sem que tenham sequer que estar assinadas, seja por certificado avançado seja por certificado qualificado.

Posteriormente em 9/11/2020, com a publicação do Despacho 437/2020-XXII, adia-se a obrigatoriedade de novo para 31/3/2021 e uma vez mais, posteriormente, em 10 Março 2021 pela publicação do Despacho n.º 72/2021-XXII, vê-se adiada a entrada em vigor da obrigatoriedade do uso de assinatura electrónica qualificada para 1 Julho 2021.

Finalmente e em 10 Novembro 2021 último pela publicação do Despacho n.º 351/2021.XXII, do SEAAF, de 10 Novembro, é adiada a entrada em vigor para 1 de Julho de 2022.

Resumo dos despachos do SEAF:

Revisitando o enquadramento legal

O regulamento anterior da factura electrónica remonta à publicação do Decreto-Lei n.º 197/2012, que veio alterar no seu artigo 2.º, diversos artigos do CIVA – Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, nomeadamente o seu artigo 36º – Prazo de emissão e formalidades das facturas, ao incluir no n. º10 o seguinte:

10 – As faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.

Destacamos neste n.º 10 do artigo 36º do CIVA a menção a “assinatura eletrónica avançada”, que garantiam a “autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade” também referido no mesmo artigo 36.º.

Com a publicação do Decreto-Lei n.º 28/2019, o enquadramento legal mudou pois na conjugação dos seus artigos 6.º e 12.º lê-se agora que é exigida uma assinatura electrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado ao invés de uma assinatura electrónica avançada exigida anteriormente.

Artigo 6.º

Autenticidade da origem, integridade do conteúdo e legibilidade

1 – Os sujeitos passivos devem garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e legibilidade das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos, desde o momento da sua emissão até ao final do período de arquivo, implementando controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre aqueles documentos e as transmissões de bens ou as prestações de serviços.

Artigo 12.º

Emissão de fatura por via eletrónica

1 – As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica.

2 – Para efeitos do artigo 6.º, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:

1. a) Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
2. b) Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014;
3. c) Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.

A conformidade das soluções Sage

Actualmente todas as soluções Sage, desde o Sage One, passando pelas soluções 50c, 100c, Sage for Accountants até ao Sage X3 têm integrado um serviço de envio de facturas electrónicas assinadas digitalmente a que chamamos EFAT e que é gratuito.

O EFAT, que incorpora uma solução de facturação electrónica, incorpora também o serviço de comunicação das facturas à Autoridade Tributária em tempo real através do Webservice de comunicação de facturas, método alternativo à comunicação das facturas por envio mensal do SAF-T(PT).

O EFAT, na sua componente de facturação electrónica, disponibiliza já desde 2013, a possibilidade de envio de facturas electrónicas assinadas com um certificado avançado. Acontece que a partir de 1/7/2022 o certificado avançado não é suficiente e passa a ser exigido um certificado qualificado.

Por força desta nova exigência que se torna real dentro de pouco mais de 2 meses ajustámos já em Junho do ano passado, aquando da saída da versão 2021.04.01, o EFAT ao integrá-lo com a plataforma Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) da Agência de Modernização Administrativa (AMA).

Desta forma o EFAT passou a contemplar também a possibilidade de assinar facturas electronicamente com um certificado qualificado em alternativa ao certificado avançado que deixará de ser aceite em 1/7/2022.

A assinatura digital através do SAFE é certificada pelo Estado Português e cumpre os requisitos impostos pelo DL 28/2019 de 15 de Fevereiro e Regulamento UE n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de Julho de 2014.

A fase da sensibilização

Esta importante alteração entra em vigor em 1 de Julho próximo. 

Estando já as soluções Sage preparadas para assinar facturas com certificado qualificado há necessidade de atempadamente sensibilizar os Clientes que tenham interesse em iniciar projectos de utilização da facturação electrónica, mas também aqueles que já utilizando, ainda o estão a fazer assinando as facturas apenas com certificado avançado, para iniciar o processo de mudança para que estejam em conformidade com a legislação a partir de 1/7/2022, data a partir da qual é obrigatória a utilização de uma assinaturas qualificada.

Faltam menos de 3 meses / estado da arte

Não deixemos para o último dia este processo de activação da CMD e dos atributos profissionais. 

Os processos estão muito simplificados mas poderá demorar alguns dias a fazê-lo, nomeadamente para aqueles que eventualmente ainda não dispõem de cartão de cidadão, ou que dispondo deste, não têm o activada a funcionalidade da assinatura electrónica, aqueles que terão de activar a CMD com os dados do Portal de Finanças (que implica esperar por um código temporário a ser enviado por correio terrestre à semelhança dos PIN’s dos cartões bancários e primeiros acesso ao Portal de Finanças) ou ainda aqueles que se terão de deslocar presencialmente a balcões de atendimento.

Ainda que as soluções Sage já estejam preparadas desde a versão 2021.04.01, disponibilizadas em Junho de 2021, a verdade é que apenas 15% dos clientes que já hoje enviam facturas electrónicas através das soluções Sage o estão a fazer já com o recurso ao certificado qualificado que a integração com a plataforma SAFE da AMA permite. Os demais continuam a enviar facturas assinadas com o certificado avançado que deixará brevemente de ser admissível.

O que é necessário fazer antes mesmo de activar facturação electrónica nas soluções Sage

Antes mesmo de activar a assinatura de facturas através de certificado qualificado nas soluções Sage é necessário acautelar previamente que cada um dos clientes se registe no portal Autenticação.GOV e active a Chave Móvel Digital (CMD) dos que em representação da empresa têm poderes bastantes para assinar facturas (administradores, dirigentes,  gerentes ou procuradores) permitindo a activação dos Atributos Profissionais destes.

Sem que isto seja feito previamente, ainda que se trate de um processo bastante simples, não é passível de utilização a faculdade de assinar facturas com o certificado qualificado através da plataforma Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) da Agência de Modernização Administrativa (AMA) que está integrada com as soluções Sage.

2 passos elementares antes de começar a parametrização da solução Sage

• Passo 1. Registe-se no portal Autenticação.GOV e active já a CMD. Pode fazê-lo Online com o Cartão de Cidadão (se tiver um leitor de cartão de cidadão) ou com os dados de acesso ao Portal das Finanças. Alternativamente poderá fazê-lo nos Balcões de Atendimento dos Espaços Cidadão, Espaços Empresa, …)

Se dispõe dum leitor de cartão de cidadão pode fazê-lo Online de forma completamente automática. Este vídeo explicativo mostra como fazê-lo.

(URL do vídeo: https://youtu.be/UlwLzd5FmIA)

• Passo 2. Adira de seguida ao SCAP (Sistema de Certificação de Atributos Profissionais), activando os atributos profissionais que lhe permitirão, entre outros serviços, o de assinatura de facturas electrónicas com um certificado qualificado e de acordo com a legislação vigente. Este vídeo explicativo mostra como fazê-lo.

(URL do vídeo: https://youtu.be/bi9VROPfWkQ )

Parametrização da solução Sage num passo

Uma vez efectuado o registo no Portal Autenticação.GOV, a activação da Chave Móvel Digital e a consequente activação dos atributos profissionais de quem tem poderes de representação da empresa, que permitirá começar a assinar facturas com certificado qualificado, bastará do lado das soluções Sage activar o tipo de Factura Electrónica “Certificado Qualificado”. 

Screenshot exemplificativo da parametrização na Sage 50c:

Screenshot exemplificativo da parametrização na Sage 100c:

Conformidade de uma factura electrónica em PDF

Uma factura assinada pelas soluções Sage de acordo com os novos requisitos apresentará visivelmente a conformidade com o Regulamento (UE) n.º 910/2014 tal como definido e exigido a partir de 1/7/2022.

Saber mais sobre a solução Sage – Serviço de Assinatura de Facturas Electrónicas

• Artigo “Fatura Eletrónica e assinatura eletrónica – novas regras em 2021” publicado na Partnews de Março 2021 
• microsite Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas da Sage
• Artigo “Novas regras da faturação eletrónica: o que muda a partir de 1 de outubro” publicado na Partnews de Abril 2021
• Artigo “Faturação Eletrónica à Administração Pública: prazo para as PME terminou em junho” publicado na Partnews de Julho 2021
• Artigo no Sage City “Fatura eletrónica SAFE (envio de faturas por e-mail com PDF com assinatura qualificada)”

Adaptado do original de

Joaquim Machado
Sage

Fonte: Sage Partnews Novas regras para a Fatura Eletrónica a partir de 1/7/2022 - Sage Partnews